1.    Suku Cadang “Genuine” / “Original” / “Orisinil” / Asli adalah suku cadang yang didistribusikan dan dijual dengan merk sama dengan serta khusus untuk merk alat berat atau truk yang dijual.

2.    Suku Cadang OEM dan OES adalah suku cadang yang didistribusikan dan dijual dengan merk sesuai perusahaan pembuat suku cadang tersebut, serta tidak dikhususkan untuk salah satu merk alat berat atau truk tertentu.

3.    Suku Cadang Imitasi adalah suku cadang yang didistribusikan dan dijual dengan meniru salah satu merk dengan kualitas sangat berbeda. Pada umumnya tidak hanya meniru merk namun juga meniru pembungkus / kemasannya, maka sering disebut serupa tapi tak sama.

4.    Suku Cadang Genuine Box (G-Box) adalah suku cadang yang pembungkus / kemasannya meniru pembungkus / kemasan suku cadang “Genuine” tetapi suku cadangnya berbeda dengan kualitas lebih rendah.

5.    Suku Cadang G-Box Rekondisi adalah suku cadang yang pembungkus / kemasannya meniru pembungkus / kemasan suku cadang “Genuine” tetapi suku cadangnya bukan baru tetapi bekas pakai dan sudah dilakukan Rekondisi / Perbaikan Ulang.

6.    Suku Cadang Bekas atau Copotan adalah suku cadang bukan baru dan sudah pernah dipakai namun masih layak untuk dipakai, pada umumnya suku cadang tersebut merk “Genuine” atau OEM.

7.    Dan masih banyak jenis macam suku cadang.

       Untuk nomor 3 sampai 5 seperti di atas, jarang penjual menjelaskan kondisi barang yang sebenarnya dikarenakan jika dijelaskan pelanggan tidak akan pernah membelinya. Target penjual adalah menjual dengan harga mahal mendekati harga suku cadang Asli tetapi dengan barang yang kualitasnya sangat rendah. Dengan demikian perlu sedikit pengetahuan mengenai suku cadang agar sewaktu memutuskan untuk membeli tidak salah mendapatkan suku cadang yang dimaksud atau mengalami kerugian ataupun tertipu. Jangan sampai terjadi “ kalah mata kalah uang “, karena kurang jeli dan hati – hati dalam membeli maka mendapat kerugian.

       Hal di atas dapat diatasi dengan memilih supplier suku cadang yang dapat diandalkan, jujur dan tidak hanya berorientasi menjual saja, namun memberikan penjelasan dan solusi terbaik dalam kerangka “ win – win solution “ dan “ simbiosis mutualisma “.

Ditulis oleh : Tractor-Truck.Com

       Dalam memutuskan membeli suku cadang, secara umum membeli dalam keadaan baru meskipun ada beberapa suku cadang yang dapat dibeli dalam kondisi bekas pakai / copotan misalnya Crankshaft / Krukas (Poros Engkol), Connecting Rod / Conrod (Batang Penggerak), Exhaust Manifold (Pipa Buang), Gear (Roda Gigi), dan lain – lain. Beberapa alasan membeli dalam keadaan bekas selain harganya lebih murah dibandingkan kondisi baru, juga umumnya suku cadang tersebut bukan termasuk yang seharusnya diganti jika alat berat atau truk beroperasi dan dioperasikan secara normal. Misalkan Connecting Rod tidak akan pernah diganti jika engine tidak jam (macet) dikarenakan kekurangan atau ketiadaan oli di dalam engine atau exhaust manifold tidak akan pernah diganti dikarenakan terjadi accident (kecelakaan).

       Sangat berbeda dalam memutuskan untuk membeli komponen, selain harganya sangat mahal dan juga tidak mudah untuk mendapatkannya. Umumnya sebelum membeli komponen maka pertama dilakukan perbaikan bagian dalam komponen, misalkan transmisi maka akan dilakukan perkiraan atas penggantian Gear, Disc (Cakram), Plate (Piringan) dan suku cadang lainnya yang mengalami kerusakan. Jika ternyata perkiraan biaya penggantian suku cadang bagian dalam sangat mahal maka alternatifnya membeli transmisi bekas pakai / copotan unrecondition (belum rekondisi) yang kondisinya layak pakai atau yang recondition (sudah rekondisi).

      Perlu menjadi perhatian bahwa membeli komponen dalam kondisi baru (new) adalah putusan terakhir, mengingat harga yang sangat mahal dan belum tentu ada stock-nya baik distributor maupun agen. Serta juga dipertimbangkan antara harga komponen baru dibandingkan dengan harga pasaran alat berat atau truk itu sendiri, jika pada kenyataannya alat berat atau truk sudah cukup tua.

      Dari penjelasan di atas terdapat perbedaan dalam memutuskan membeli suku cadang dan komponen. Sebelum memutuskan untuk membeli baik suku cadang maupun komponen harus dapat menganalisa alternatif yang ada terlebih dahulu. Membeli itu mudah tetapi mengambil keputusan membeli yang sulit. Namun demikian tetap ada solusi atau alternatif dan banyak hal yang masih dapat dilakukan agar dapat menghemat pos biaya pemakaian suku cadang dan komponen.

Ditulis oleh : Tractor-Truck.Com

       Beberapa alasan banyak pelanggan mencari suku cadang dan komponen bekas pakai atau copotan, yaitu :

a.    Harga lebih murah dibandingkan baru dengan kondisi yang masih layak dipakai.

b.    Tidak diperlukan penggantian dengan suku cadang baru mengingat bukan termasuk suku cadang yang harus diganti jika alat berat atau truk dioperasikan secara normal, misalkan crankshaft, cylinder head, axle, gear, dll.

c.    Biaya membeli komponen bekas lebih murah dibandingkan memperbaiki dan mengganti suku cadang bagian dalam yang rusak.

d.    Sulit mendapatkan yang baru dikarenakan tidak ada yang mempunyai stock (persedian) serta indent order (pemesanan) sangat lama delivery time (waktu penyerahannya).

e.    Alat berat atau truk sudah tua atau umur pakainya sudah lama, jadi memakai suku cadang atau komponen baru tidak layak atau kemahalan mengingat sisa umur pakainya sudah tidak lama lagi.

f.     Untuk komponen back up (cadangan) apabila terjadi kerusakan atas komponen tersebut pada alat berat atau truk dapat segera dilakukan penggantian, sehingga break down time (waktu kerusakan) singkat.

g.    Untuk membangun dan melengkapi kembali alat berat atau truk bekas pakai yang beberapa suku cadang dan komponennya rusak / dikanibal / hilang.

h.    Dan lain sebagainya.

       Dengan memperhatikan alasan di atas, maka pelanggan yang memakai suku cadang dan komponen bekas mempunyai beberapa keuntungan, yaitu :

a.    Merupakan salah satu alternatif dalam menghemat dan effisien biaya pemakaian suku cadang.

b.    Merupakan salah satu alternatif dalam mendapatkan suku cadang atau komponen yang sulit mendapatkannya.

c.    Mendapatkan suku cadang atau komponen yang masih “Asli” atau OEM dengan harga lebih murah walaupun bekas pakai atau copotan.

d.    Dapat menekan biaya investasi khusus komponen back up, sementara manfaatnya cukup besar.

e.    Dan lain sebagainya.

       Sebelum memutuskan untuk membeli suku cadang dan komponen bekas, ada beberapa hal yang sangat perlu diperhatikan, yaitu :

a.    Jika suku cadang yang dicari terletak dibagian dalam komponen, maka perlu lebih jeli dan hati – hati dalam memilih suku cadang bekas pakai yang ditawarkan. Misalkan Connecting Rod / Conrod (Batang Penggerak) dilakukan pengechekan secara manual dan visual yaitu tidak bengkok, permukaan lubang dudukan metal jalan dan bushing conrod masih bulat dan belum termakan / aus.

b.    Jika suku cadang yang terletak dibagian dalam dan sangat vital maka perlu dilakukan pengechekan di bengkel atau tempat yang berkompeten melakukan pengechekan. Misalkan Crankshaft (Poros Engkol) maka perlu dilakukan terlebih dahulu di bengkel bubut mengenai alignment (kelurusan), tingkat goresan permukaan yang bergesekan dengan metal duduk dan metal jalan, ada tidaknya retak-retak rambut, dan lain – lain. Bengkel setelah melakukan pemgechekan akan memberitahukan kondisi atas crankshaft tersebut.

c.    Jika komponen yang vital dan hanya dapat dilakukan pengechekan visual bagian luar maka sangat perlu dibantu oleh mekanik. Misalkan Engine (Mesin) yang masih unrecondition (belum rekondisi) maka dilakukan pengechekan atas kelengkapan komponen dan suku cadang, kondisi Crankshaft, kondisi Engine / Cylinder Block (Bodi Mesin), dan lain – lain.

d.    Jika komponen yang tidak besar atau terkait dengan electric (listrik) maka dapat dilakukan pengecheckan sederhana. Misalkan Turbocharger dapat dilakukan pengechekan dengan memutar dan mendengarkan suara yang keluar atau misalkan Starting Motor (Motor Stater) dengan menggunakan Batere / Accu akan dapat melihat fungsinya.

e.    Dan lain sebagainya.

       Pada umumnya penjual tidak menjelaskan ke pelanggan kondisi suku cadang dan komponen, maka pelanggan harus melakukan pengecheckan secara hati-hati. Penjual akan memberikan jaminan untuk suku cadang dan komponen tertentu saja, maka jika tidak sesuai jaminannya suku cadang dan komponen dapat ditukar / dikembalikan. Namun demikian sangat jarang terjadi masalah dalam transaksi suku cadang dan komponen bekas pakai atau copotan. Serta jika pelanggan sudah pernah melakukan transaksi tersebut maka tidak ada yang perlu dikhawatirkan.

       Beberapa jenis suku cadang dan komponen yang sangat sering ditransaksikan, yaitu :

A.    Suku Cadang                                        B. Komponen

-      Piston                                                 - Engine Assy

-      Crankshaft                                          - Transmission

-      Connecting Rod                                    - Travel Motor

-      Engine / Cylinder Block                          - Axle

-      Cylinder Head                                       - Fuel Injection Pump

-      Dan lain – lain                                      - Dan lain - lain

       Suku cadang dan komponen bekas tersebut, berasal dari alat berat dan truk yang ada di dalam negeri tetapi banyak sekali yang di datangkan dari luar negeri (import). Di negara maju seperti Amerika, Australia, dll pemakaian suku cadang dan komponen bekas cukup banyak sekali. Tidak jarang pembeli dari luar negeri mencari suku cadang dan komponen bekas ke Indonesia.     

       Pada kenyataannya untuk mendapatkan suku cadang dan komponen bekas pakai atau copotan tidak semudah seperti mendapatkan yang baru. Maka diperlukan supplier yang handal dalam mendapatkan suku cadang dan komponen bekas pakai atau copotan, memberikan pilihan / alternatif, dan membantu dalam melakukan pengecheckan / pengetesan serta memberikan konsultasi serta solusi terbaik.

Ditulis oleh : Tractor-Truck.Com

2.       Consumable Parts – General yaitu suku cadang yang habis masa pakainya dikarenakan :

a.        Terjadi keausan yang diakibatkan oleh bergeseknya dengan benda lain, contohnya Lining Brake (Sepatu Rem), Carbon Brush (Sikat Arang), Bearing (Bantalan), Clutch (Kopling), dll.

b.      Terjadi kerusakan dikarenakan menanggung beban kerja, contohnya Rubber Bushing / Torque Rod, Engine Mounting, Leaf Spring, Shock Breaker, dll.

c.       Terjadi keausan dan pengerasan di suku cadang tersebut diakibatkan umur dan suhu panas, contohnya V-Belt, Oil Seal, O-Ring, Hose, dll

d.      Terjadi hubungan pendek atau putus untuk suku cadang yang berhubungan dengan electric (listrik) dikarenakan masa pakainya dan kelelahan bahan material, contohnya Lamp, Fuse, Relay, Switch, Batere (Accu), dll

3.       Consumable – GET (Ground Engaging Tool) umumnya suku cadang ini di alat berat yaitu suku cadang yang habis terpakai dikarenakan terjadi gesekan dengan tanah, pasir dan batu maka mengakibatkan keausan, contohnya Tooth Bucket, Point Ripper, Cutting Edge, End Bit, Protector, dll.

4.       Consumable – Undercarriage yaitu suku cadang yang habis terpakai dikarenakan alat berat dan truk dioperasikan / dijalankan maka mengakibatkan keausan, contohnya Tyre (Ban), Track Link, Track Roller, Idler, dll.

5.       Minor Repair yaitu suku cadang yang diperlukan untuk melakukan suatu perbaikan yang dikarenakan terjadi kerusakan sederhana / kecil yang diakibatkan suatu kejadian (accident).

6.       Major Repair yaitu suku cadang yang diperlukan untuk melakukan suatu perbaikan yang dikarenakan terjadi kerusakan berat / besar yang diakibatkan suatu kejadian (accident).

7.       Component Overhaul / Recondition yaitu suku cadang yang diperlukan untuk memperbaiki suatu komponen saja (misalkan Engine, Transmission, Final Drive, Rear Axle, dll) agar mengembalikan fungsi dan performance (unjuk kerja).

8.       General Overhaul yaitu suku cadang yang diperlukan untuk memperbaiki seluruh bagian atau komponen yang ada di alat berat atau truk, agar mengembalikan fungsi dan performance. Umumnya ini dilakukan jika alat berat atau truk sudah rendah sekali fungsi dan performance atau alat berat atau truk rencana dijual.

       Pengelompokan beberapa jenis suku cadang  seperti diatas untuk dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan, yaitu :

a.       Untuk kelompok 1, 2 dan 3 adalah yang layak untuk mempunyai stock yang memadai untuk mendukung operasional alat berat atau truk.

b.      Untuk kelompok 3 dan 4, mengingat suku cadang tersebut :

                     i.            Dapat diprediksi / direncanakan waktu penggantian sesuai pengalaman di lapangan, maka seminimal mungkin stock di gudang.

                   ii.            Harganya mahal maka perlu perencanaan dalam pembeliannya agar tidak mengganggu kas (cash flow) perusahaan.

                  iii.            Barangnya umumnya berat maka sulit dan sebagian tidak mungkin dikirim via udara / pesawat, walaupun memungkinkan dikirim via udara maka biayanya pengiriman akan mahal serta dapat lebih mahal dari harga suku cadang tersebut.

                 iv.            Barangnya umumnya besar maka membutuhkan lokasi penyimpanan (gudang) yang cukup besar juga serta suku cadang sebaiknya terlindung dari sinar matahari dan hujan secara langsung. Untuk beberapa suku cadang misalkan Track Link, dalam memindahkan barang tersebut memerlukan alat bantu (Chain Block / Fork lift / atau lainnya).

c.       Kelompok 5, 6, 7 dan 8, mengingat sangat bervariasi sekali suku cadang yang dibutuhkan meskipun untuk komponen atau alat berat atau truk yang sama. Dengan kondisi tersebut maka sangat hati – hati sekali dan jeli apabila membeli suku cadang yang termasuk dalam kelompok ini. Pada umumnya pembelian suku cadang untuk kelompok ini, menjadi salah satu penyebab terjadinya dead stock (stock mati), yang pada akhirnya merupakan kerugian perusahaan.

       Dengan demikian diperlukan kehati – hatian dalam melakukan stock di gudang dengan selalu mengevaluasi suku cadang yang dibeli termasuk dalam kelompok yang mana. Banyak sekali kejadian stock suku cadang menumpuk tetapi sebenarnya bukan termasuk suku cadang yang dalam kelompok untuk di stock. Dalam hal ini diperlukan tingkat ketersedian stock yang optimum dalam memenuhi permintaan atau kebutuhan suku cadang dari lapangan. “Jangan dan hindari mengambil alih kewajiban atau fungsi dari distributor / agen / supplier suku cadang, karena akan memerlukan biaya besar yang kurang bermanfaat”.

Ditulis oleh : Tractor-Truck.Com

2.    Medium moving adalah suku cadang yang sering diminta / dibutuhkan dalam pengoperasian alat berat atau truk. Umumnya suku cadang yang termasuk dalam kelompok consumable dan minor repair.

3.    Slow moving adalah suku cadang yang jarang diminta / dibutuhkan dalam pengoperasian alat berat atau truk. Umumnya suku cadang yang termasuk dalam kelompok minor dan major repair.

4.    Dead stock adalah suku cadang yang sangat jarang diminta / dibutuhkan dalam pengoperasian alat berat atau truk. Umumnya suku cadang yang termasuk dalam kelompok major repair, component dan general overhaul.

       Kriteria di atas dapat ditentukan sendiri berdasarkan pengalaman dilapangan, misalkan pengelompokan kriteria yaitu :

a.    Fast Moving        : suku cadang yang mempunyai permintaan 3 – 4 kali dalam sebulan.

b.    Medium Moving    : suku cadang yang mempunyai permintaan 1 – 2 kali dalam sebulan.

c.    Slow Moving        : suku cadang yang mempunyai permintaan 1 kali dalam 3 bulan.

d.    Dead Stock         : suku cadang yang sudah tidak mempunyai permintaan dalam 3 bulan lebih

      Pada prinsipnya jika menginginkan mempunyai stock di gudang agar dapat mendukung operasional alat berat atau truk maka suku cadang yang termasuk Fast Moving 70% dan Medium Moving 30% saja. Perlu dihindari untuk mempunyai stock suku cadang yang termasuk kriteria Slow Moving dan Dead Stock. 

      Kriteria dari suku cadang akan terjadi pergeseran dari waktu ke waktu. Namun sering terjadi pergerakan suku cadang dari Fast Moving menjadi Slow Moving atau Dead Stock secara tiba – tiba dalam suatu periode. Salah satu contoh pada permulaan pengoperasian suatu proyek terjadi permintaan yang sering sekali pada suku cadang Kaca Depan untuk Truk dikarenakan sering pecah. Kejadian ini dalam kurun waktu beberapa bulan mengkibatkan Kaca Depan termasuk kriteria Fast Moving, maka dilakukan stock sesuai kebutuhan rata-rata. Ternyata pecahnya Kaca Depan dikarenakan batu loncat yang terjepit disela – sela ban belakang truk, karena memakai ban ganda (double) dan sewaktu truk pada kecepatan tertentu batu tersebut dapat terlontar. Setelah dilakukan perbaikan jalan untuk mengurangi adanya batu di jalan akibat jalan rusak serta menjaga jarak antara truk untuk kecepatan tertentu maka sangat jarang terjadi atau tidak pernah terjadi lagi Kaca Depan pecah, maka Kaca Depan dalam beberapa bulan kedepan akan menjadi Slow Moving ataupun Dead Stock. Disinilah perlu suatu analisa manual dan mengetahui secara pasti pergerakan suku cadang agar terhindar dari salah dalam memperkirakan pergerakan kriteria. Jika terlambat dalam menyetop dalam pengisian stock bulanan atas Kaca Depan maka Kaca Depan akan menjadi Dead Stock yang nantinya hanya tersimpan di gudang saja, dan nantinya akan dibukukan sebagai kerugian / biaya saja.        

       Pengelompokan seperti di atas sebaiknya dilakukan dengan bantuan komputer dan menggunakan system inventory sederhana jika jumlah itemnya cukup banyak. Akan tetapi tetap harus dilakukan penge-check-an terlebih dahulu secara manual karena ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Dengan adanya pengelompokan maka memudahkan dalam mengambil keputusan dalam pembelian suku cadang. Penjelasan mengenai Inventory akan dibahas lebih lanjut.

Ditulis oleh : Tractor-Truck.Com